Nagranie do centrali telefonicznej powinno mieć przede wszystkim charakter informacyjny. Komunikat głosowy w centrali powinien mieć też odpowiednią strukturę. Najpierw należy zdecydować się na treść powitania np. „Dzień dobry, dodzwoniłeś się do…” czy „Witaj w firmie…”. Jeśli rozmowa ma być nagrywana, należy w następnej kolejności powiadomić o tym rozmówcę – jest to obowiązek i konieczność. W tym momencie trzeba też umieścić informację o klauzuli RODO, jeśli Twoja firma przetwarza dane osobowe klientów.
Teraz można rozwinąć swoje nagranie IVR. Powitanie telefoniczne może zawierać drzewo menu , o którego strukturze należy poinformować klienta. Najpierw przedstaw odbiorcy, z czym ma do czynienia, poprzez takie komunikaty jak „Wybierz odpowiedni dział” czy „Aby połączyć się z odpowiednim działem, wybierz…”. Teraz przejdź do wymieniania elementów menu – „Dział handlowy – wybierz 1” albo „3 – księgowość”. Zapowiedzi telefoniczne mogą zawierać również informację o godzinach pracy biura czy agencji. Warto poinformować klienta, w jakich godzinach możliwy jest kontakt, a także zamieścić stosowną informację, jeśli z różnych powodów kontakt jest utrudniony lub niemożliwy. Na końcu nagrania do centrali telefonicznej powinien pojawić się komunikat o informacjach kontaktowych, takich jak adres strony internetowej czy możliwość kontaktu drogą mailową. Te wskazówki mogą pomóc Ci w przygotowaniu treści zapowiedzi IVR, nie są jednak twardym planem. Pamiętaj, że powitanie głosowe powinno przede wszystkim odzwierciedlać specyfikę branży oraz charakter biznesu, który prowadzisz. Musi być też dostosowane do konkretnej grupy odbiorców.
